Projektas baigėsi, o išorinis svečias vis dar turi prieigą prie Teams ir SharePoint

Užduotis baigėsi, prieiga liko

Įmonė bendradarbiavimui pakviečia išorės konsultantą į Teams komandą ir suteikia prieigą prie projekto dokumentų SharePoint svetainėje. Darbai baigiasi, tačiau niekas nepašalina svečio iš komandos. Po kelių mėnesių dokumentai jau seniai nebereikalingi, bet prieiga vis dar veikia.

Tai iliustracinė situacija, o ne konkretaus incidento aprašymas. Nuolatinė partnerystė kartais reikalauja ilgalaikės prieigos, tačiau toks poreikis turi būti aiškiai žinomas ir patvirtintas. Kviestinio vartotojo paskyra gali likti organizacijos kataloge net tada, kai pirminė užduotis jau pamiršta.

Ką reiškia svečio paskyra?

Microsoft Entra B2B leidžia pakviestam partneriui naudoti savo tapatybę prisijungiant prie organizacijos programų ir išteklių. Kai svečias priima kvietimą, jo vartotojo objektas pateikiamas jūsų organizacijos kataloge. Teisės gali būti suteiktos tiesiogiai arba per grupę, Teams komandą ar programą.

Todėl uždaryti vieną Teams kanalą ar ištrinti kvietimo laišką nepakanka nustatyti, ar prieiga baigėsi. Reikia peržiūrėti svečio paskyros narystes ir prie jos susietus išteklius. Apie B2B svečius plačiau rašoma oficialioje Microsoft Entra B2B dokumentacijoje.

Kas patvirtina, kad svečiui dar reikia prieigos?

INsec rekomenduojame kiekvienam išoriniam bendradarbiui nurodyti vidinį savininką, organizaciją, darbo tikslą ir peržiūros datą. Savininkas turi žinoti, prie kokių konkrečių grupių ar dokumentų svečias prijungtas. Jei pasikeičia projekto vadovas, atsakomybė už prieigos patvirtinimą turi būti perduota kitam žmogui.

Galima nustatyti periodinę peržiūrą, pavyzdžiui, kas ketvirtį didelės svarbos grupėms. Peržiūros metu sprendžiama ne vien „ar žmogus dar dirba su mumis?“, bet ir „ar jam vis dar reikia šios konkrečios Teams komandos, svetainės ar programos?“. Kai lieka poreikis, jo apimtį verta sumažinti iki reikiamų išteklių.

Prieigos peržiūros padeda, bet jas reikia sukonfigūruoti

Microsoft Entra prieigos peržiūros gali padėti grupių savininkams reguliariai patvirtinti, ar svečiams vis dar reikia narystės. Microsoft pabrėžia, kad svečių prieiga prie jautrių duomenų turi būti patvirtinama išteklių savininkų. Toks procesas leidžia pastebėti nebereikalingas teises ir dokumentuoti sprendimą.

Funkcijų ir licencijų prieinamumas priklauso nuo naudojamos Microsoft Entra licencijos bei konkretaus peržiūros scenarijaus. Prieš planuojant automatizavimą patikrinkite savo prenumeratos sąlygas. Apžvalga pateikta Microsoft prieigos peržiūrų dokumentacijoje.

Užbaigimo veiksmai turi apimti visas prieigas

Pasibaigus projektui, INsec siūlome patikrinti, ar svečias yra grupėse, Teams komandose, SharePoint svetainėse ar įmonės programose. Tada pagal patvirtintą poreikį pašalinkite narystes arba uždarykite paskyrą. Jei svečias vykdo kelis projektus, pirmiau nustatykite, kuri prieiga dar reikalinga, kad uždarydami vieną užduotį nesutrikdytumėte kitos.

Taip pat patikrinkite atviras dokumentų bendrinimo nuorodas. Svečio narystės panaikinimas ir anksčiau sukurtų dalijimosi saitų būklė yra susiję, bet atskirai tikrintini dalykai. Užfiksuokite, kas priėmė sprendimą ir kada prieiga uždaryta.

Nuo ko pradėti šią savaitę?

Sudarykite svečių, kurie turi prieigą prie jautrių grupių ir svetainių, sąrašą. Kiekvieną įrašą patikrinkite kartu su ištekliaus savininku: ar asmuo atpažįstamas, ar žinomas tikslas, ar teisės atitinka darbą, ar yra peržiūros data. Nežinomą prieigą eskaluokite atsakingam vadovui prieš ją palikdami.

Praktinis rezultatas: kiekvienam svečiui turi būti aiškus vidinis savininkas ir atsakymas, kokių konkrečių duomenų jam reikia. Jei tokio poreikio nebėra, prieiga uždaroma pagal jūsų paskyrų valdymo tvarką.

INsec padeda prižiūrėti Microsoft 365 aplinką ir peržiūrėti išorinių vartotojų prieigas. Aptarkime jūsų svečių paskyrų tvarką.

Šaltiniai

• Microsoft Learn: What is Microsoft Entra B2B collaboration?
• Microsoft Learn: What are access reviews?

Entra B2B ir prieigos peržiūrų galimybės paremtos oficialia dokumentacija; prieigų savininkų ir užbaigimo tvarka – INsec praktinės rekomendacijos.